Afbud:

Helene og Heide

Åbent bestyrelsesmøde

Der var en forældrehenvendelse.

Godkendelse af dagsorden

Godkendt

SFO-ture

Der er lavet et årshjul for SFO’en.  Det er svært at lave et skel mellem dem der er tilmeldt, og dem der ikke er tilmeldt SFO’en, når der er arrangementer. Det opleves f.eks. når der laves arrangementer som tur til Egeskov, eller arrangementer, hvor de ”låner” en time fra skoletiden for at tage på tur, som afslutning på et projektforløb de har haft i SFO’en. SFO’en vil gerne ses som en forlængelse og viderebygning af den læring som foregår i skoletimerne, men der ses også en problematik i at man kan lade være med at være tilmeldt SFO’en, og stadig deltage. Der ønskes retningslinjer, som udstikkes fra bestyrelsen. Skal punktsættes på et bestyrelsesmøde. 
Der henvises til SFO’ens klippekort, som man kan investere i, hvis barnet ikke er fast tilknyttet. Her vil det også være hensigtsmæssigt at projektarbejde meldes ud, således at dem med klippekort også er mulighed for at deltage i projektarbejdet, hvis det rammer bestemte dage. Længerevarende SFO arrangementer kan med fordel placeres på onsdage, hvor der er projekttimer, således at børn som ikke er tilknyttet SFO’en tilbydes læring i andet regi. Men arrangementer hvor der lånes lærertimer som fastelavn, skal være et tilbud til alle i SFO’alder. Der arbejdes på at længerevarende SFO arrangementer, skal være på en onsdag, hvor de resterende kan tilbydes noget andet.
Troels sender materiale til bestyrelsen omkring SFO arbejdet, årshjul etc.

Elevråd

Bestyrelsen ønsker større tilknytning til elevrådet. Der ønskes også fokus på den demokratiske dannelse gennem Elevrådet.
Der brainstormes, hvordan dette kan lade sig gøre:
-    Hvis der er ting, som børnene kan være med til at prioritere, kunne Elevrådet sætte børnene ind i sagerne og lede en afstemning til morgensang. Det kunne være en punktmåling i forhold til børnenes prioritering af enkeltemner, så bestyrelsen kender til børnenes holdning.

-    Der kunne være sætninger i dagsordenen, som Elevrådet kunne introduceres til, hvor de har mulighed for at fortælle om de ønsker noget med.

-    At der kan tages tid ud til specifikke emner og ting, som der skal være en dialog om, som bestyrelsen får i hænde. 

-    Louise og Thorfinn er kontaktpersoner for elevrådet, de skal høres om de har ideer.

-    Det aftales at Danske skoleelever inviteres til et oplæg for bestyrelsen, mhp. oplæg til samarbejde med Elevråd.

Rengøringsaftale

Bestyrelsesformanden forlader lokalet under drøftelsen.
Der har ingen klager været fra forældre/børn/ansatte siden nuværende firma har overtaget rengøringen, og der bruges også markant færre ledelsestimer på rengøring.
Kontrakt fra SB Service (som er nuværende firma), gennemgås.
-    Der påpeges at stikkontakter og vinduesgreb ikke er nævnt, dette ønskes. 
-    Varsling af prisstigning ønskes kontraktført til hver 6. måned og ikke hver 3. måned af hensyn til skolens budget.

Det fremtidige samarbejde med SB Service kræver at formanden ikke kan deltage i økonomiudvalget (da rengøring er en stor økonomisk post), og vil erstattes af et andet bestyrelsesmedlem. Dette vil kræve ændring af forretningsordenen. Økonomirepræsentanten bør være fra forældrekredsen så både skolekreds og forældrekreds er repræsenteret. Kasper vælges. Formanden kan ikke være formand for rengøringsudvalget, men må gerne være medlem. Der er rådført med Friskoleforeningen, for at sikre at regler overholdes. , og er spurgt og det er lovligt.
Afstemning om ændring af forretningsordenen, såfremt ovenstående accepteres af SB Service
7 for
0 imod.

Udvalg

Der er lavet ny strukturændring, og dette skal igangsættes. Forældre som ikke har meldt sig på er orienteret til forældremøder. 
Der tilføjes fremadrettet et bestyrelsespunkt i dagsordenen som hedder ”orientering fra udvalg”, således at hele bestyrelsen kan følge med i udvalgsarbejdet, og understøtte det bedst muligt.
Der skal styr på udvalgslisterne, hvem er ansvarlig for at der tilføjes nye forældre. Emma sørger for løbende opdatering af listerne, Kasper og Henrik udarbejder et udvalgslisteark. 
Bestyrelsensmailgruppen i Intra skal kunne vælges af alle forældre. Kan for nuværende kun vælges af bestyrelsen.

Orientering fra institutionsleder

Der er kommet EU-regler om registrering af arbejdstid. Dette er der lavet arbejdsgang omkring, som har kostet en del ledelsestimer.
Der er god gang i den internationale linje. Der arbejdes på udveksling med Stuttgard. Der er også tale om en Jobshadowing.

Orientering fra afdelingsledere

Der er to langtidssygemeldinger og en opsigelse (opsigelsen bunder i praktik og er ikke et udtryk for mistrivsel). Der er lavet en ansættelse til vuggestuen af en erfaren pædagog. Ansættelsen er valgt fra en tidligere ansøger, og foretaget af bestyrelsesformand og institutionsleder, således at tidsgabet imellem de to ansættelser er blevet lille af hensyn til børn og medarbejdere. Der er fyldt op i Børnehuset til 2026.
Der foreslås at ventelisteprincipperne udpensles på et bestyrelsesmøde.
Der har været afholdt forældremøde i Børnehuset. Der ønskes at et medlem fra forældrerådet eller bestyrelsen er mødeleder. Afdelingsleder spørger blandt bestyrelsen til bestyrelsesmøde inden forældremøde, hvor mødeleder vælges. Vigtigt at der allerede fra indkaldelsen er en klar struktur i hvad der kan og skal diskuteres til forældremøde. Punkter til eventuelt skal modtages før mødedagen. 
Specialteamet har fået to nye medlemmer. Mette og Steffen. Der har været evaluering i forhold til børnekontoret. Vi har forskellige strukturer, der arbejdes løbende ind i hvad der virker for børnene og personalet. Nyt tiltag i år er Barnets bog. Det handler om at samle det der arbejdes med specifikt på det enkelte barn og dokumentationen for hvordan der er progressionen. Den indeholder faglige, sociale og personlige mål, samt personalets observationer. Der arbejdes på en god balance i hvornår og hvor meget der skrives, og mødeafviklingen i samarbejdet med forældrene (som også koster støttetimer) således at tiden er hos børnene. Barnets bog skal sikre synliggørelse af hvad vi lykkes med, og hvad vi arbejder med for at det lykkes. Barnets bog er et internt elektronisk samarbejdsdokument, som oprettes og ajourføres løbende og er tilgængeligt for medarbejdere.
Børnekontoret i gul bygning er fortsat i SFO’en. I Hvid bygning er det i billedkunst, hvor rummet er rigtig godt at bruge grundet størrelsen, som sikrer at der er mulighed for at lave flere grupperinger som understøtter børnenes arbejde. Der arbejdes på bedre internetforbindelse.
Der kommer kommunalt tilsyn til Børnehuset med henblik på læreplan, dagligdag, trivsel etc. Tilsynet vil de gerne fremlægge på Generalforsamlingen.

Orientering fra medarbejder

Der arbejdes på at forberede lejrskole. Der mangler kørsel til færgen på vej derover.

Eventuelt

Kommunikation i bestyrelsen: Der ønskes kun bestyrelsesmeddelelser på intra. Tendens til at ikke-følsomme emner, som ønsker til kommende dagsorden sendes af andre veje, hvilket gør overblikket svært. 
Multibanearbejdet skydes i gang, ser ud til at koste 300.000kr
Bestyrelsesmødet 26/3 flyttes grundet teaterforestillingsdagen til 19/3-25 kl 18 (er inklusiv revision)

Fjernvarme: Det er svært at få et klart svar fra projektlederne på fjernvarmen. Der mangler de efterlyste aftaler på skrift, hvor det halter at institutionen får tilsendt materialet.